Inscripciones
Con carácter general nos regiremos por la normativa de la Legión 501 en cuanto a inscripciones, registro de participantes, prevalencia de trajes únicos y ratio 1-3 para los apoyos, agua para los participantes, aseos, seguridad del recinto.
En el momento de la inscripción se deberá especificar el traje a utilizar, no admitiéndose cambios sobre el mismo una vez comunicada esta información a la Organización del evento (20 de octubre).
Está prevista la asignación de salas/zonas de cambio por Destacamento, así como la concreción de un espacio determinado para cada participante. Las mujeres que lo soliciten en el momento de la inscripción dispondrán de una zona de cambio específica, si el aforo de la sala asignada se superase, no podremos atender las solicitudes de todas las interesadas, reubicándoseles con su destacamento. No se admitirán modificaciones del lugar asignado de cambio el día del evento, intentaremos atender las necesidades y especificidades que se nos soliciten antes del 20 de octubre.
Los acompañantes (familiares, amigos, parejas, …) que vengan junto con los miembros a Donostia - San Sebastián pero que no tengan una parte activa en el evento y por tanto no se habrán registrado en la asociación correspondiente, no estarán acreditados, y serán considerados como unos ciudadanos más teniendo el acceso restringido a las zonas privadas del interior del Palacio.
La invitación está siendo igualmente cursada a otras Asociaciones Europeas, a quienes se les solicitará que participen con trajes genéricos, para dar la preferencia a los miembros españoles que dispongan de trajes únicos. La información de los trajes únicos participantes por parte de la Spanish Garrison se comunicará a las otras asociaciones invitadas, para que estas puedan utilizar aquellos no cubiertos.
Cursaremos esta invitación a los miembros la Legión 501, la Rebel Legion, los Mandalorianos y los Constructores de Droides.
Los miembros del Programa AmbassaDroid quedan fuera de la asignación de plazas.
En este sentido, la Organización se reserva 15 plazas genéricas de libre designación de miembros pertenecientes a algunos de los clubs oficiales.
Cada Asociación facilitará a la organización el listado de los inscritos con sus detalles de participación antes del 20 de octubre de 2021 en base al Excell facilitado.
Si el aforo se ampliase (estamos trabajando con unos cálculos del 65% en interior), o no se cubrieran las plazas ofrecidas a otras asociaciones, trasladaremos estos nuevos cupos a las asociaciones en base al interés de participación manifestado y no cubierto. Así mismo si el aforo se redujese, se comunicaría esta circunstancia a la mayor brevedad para reajustar las inscripciones.
Ten en cuenta que hay cuotas de participación asignadas a cada asociación, comunicadas en cada invitación cursada.
Los organizadores del evento no dedicarán recursos a subvencionar desplazamientos, alojamiento o manutención.